Stāsts par to, kā jebkurš līderis var kļūt par sapulces varoni

Stāsts par to, kā jebkurš līderis var kļūt par sapulces varoni

10.11.2017.

Mēs uzdrošināmies apgalvot, ka ikviens darbinieks savā darba pieredzē noteikti ir nodomājis, ka sapulce ir laika zaglis, ka tā atrauj no daudz svarīgākiem darbiem, vai izmantojis sapulci, kā vietu, kur “atpūsties”. Tās tik tiešām var izjaukt visu darba nedēļu un noritēt bez jebkāda noderīga rezultāta. Lai sapulces būtu efektīvas, ir jāatrod līdzsvars starp atvēlēto laika daudzumu, produktivitāti un sadarbību, bet diemžēl lielākā daļa sapulču vadītāju fokusējas uz pavisam citām lietām, kas noved pie kolēģu smagas nopūtas, saņemot aicinājumu ierasties uz ikdienišķo sapulci.

Cik daudz laika patērējam sapulcēs?

Vidēji cilvēks nedēļā 12 stundas pavada sapulcēs un gatavojoties tām. Liels laika daudzums tiek patērēts, cenšoties saslēgt iekārtas, pieslēgt datoru, gaidot interneta traucējumu dēļ vai mēģinot pievērst to kolēģu uzmanību, kas ir novērsušies. Piemēram, 38 minūšu garā video konferences zvanā, 8 minūtes tiek patērētas iepazīšanās un sasveicināšanās paradumiem, 13 minūtes tiek zaudētas dažādu pārtraukumu, novēršanās gadījumu dēļ un produktīva sapulce norit tikai 17 minūtes. Pat konferenču zāles rada problēmas – cik bieži jums un pārējiem sanāksmes dalībniekiem ir izdevies sanāksmju telpā bez traucējumiem pieslēgties internetam?

Skaidru mērķu izvirzīšana var palīdzēt

Protams, neviens nav ieinteresēts patērēt nesamērīgi ilgu laiku, izstrādājot sapulces vadlīnijas, bet mērķu definēšana var palīdzēt efektīvāk aizvadīt sapulci. Vai tā būtu informatīva sapulce par statusu kādā projektā vai kāda svarīga lēmuma pieņemšana – kodolīga e-pasta izsūtīšana sapulces dalībniekiem ar informāciju par sapulces galvenajiem uzdevumiem un mērķi noderēs visiem.

Vai ir pienācis laiks pievērsties telpas tehniskajam nodrošinājumam?

Tiešsaistē vai ar tālruņa palīdzību notiek vairāk sapulču, nekā klātienē, īstajā dzīvē. Konferences zvani nav nekas jauns, šī brīža aktuālā lieta ir video konferences un citi sadarbības rīki. Mūs nepārsteigtu, ja nākotnē sapulces notiktu, izmantojot virtuālo vai paplašināto realitāti. Ja jūsu sapulces norit tādā pašā veidā, kā tās noritēja pirms pāris gadiem, tad, iespējams, ir pienācis laiks atjaunināt vai modernizēt telpas tehnisko aprīkojumu. Mūsdienās ir radīti vairāki tehniski rīki, ko var izmantot sapulču telpu modernizācijai, šādi padarot sapulču norisi daudz produktīvāku. Interaktīvais ekrāns, bezvadu iekārtu savienošanās risinājums, kvalitatīvi prezentāciju piederumi ir aprīkojums, ar kādu būtu jāsāk, lai uzlabotu sapulču kvalitāti. Tie ietaupīs tik dārgo laiku, pārliecinošāk attēlos saturu un veicinās sadarbību.

Visa pamatā ir sadarbība

Tās dienas, kad priekšnieks uzdeva darbu un gaidīja, kad iesniegsiet paveikto, ir pagājušas. Šodienas darbavieta prasa sadarbību un iniciatīvu. Sanāksmēm ir jābūt balstītām uz sanākšanu kopā, lai noskaidrotu, kā risināt problēmas kā komandai. Uz sadarbību balstītas sapulces pamatā ir pieejamo rīku, iekārtu izmantošana ar mērķi gūt maksimālu labumu, kas kopumā optimizē uzņēmuma sapulču kultūru.

Zvani vai raksti mums un mēs pastāstīsim par konkrētiem rīkiem, kas lauzīs uzskatu, ka sapulce ir laika zaglis! 

Avots:
SIA “Certes.lv” atbilst ISO 9001 un 14001 standartiem
crosschevron-right linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram